אפליקציית Google Workspace
תקציר מנהלים
מדריך זה מציע חמש המלצות עיקריות של Google למעבר ל-Google Workspace. הוא מתאר כלים, משאבים ותמיכה מוכחים, בנוסף לסיפורים של לקוחות שעברו בהצלחה. עבור מנהלי מידע ראשיים (CIOs) המחפשים פתרון פרודוקטיביות ושיתוף פעולה מודרני, Google Workspace מציע חלופה משכנעת לכלים מדור קודם לעסקים ארגוניים. מהימנים על ידי 10 מיליון לקוחות ו-3 מיליארד משתמשים ברחבי העולם, Google Workspace מספק לארגונים סביבה מוכרת, מודרנית ואינטואיטיבית לתקשורת, file ניהול, יצירת מסמכים משותפת ועוד.
למה גוגל
סביבת עבודה? סיכום קצר
Google Workspace יכול לעזור לארגונים מכל הגדלים ובכל תעשייה כמעט לשפר את האבטחה, הפרודוקטיביות ושיתוף הפעולה. עם תכונות אבטחה המופעלות על ידי בינה מלאכותית וארכיטקטורת ענן מקורית ואפס אמון, עסקים מסתמכים על Workspace כדי להגן על הנתונים הרגישים ביותר שלהם. בינה מלאכותית (AI) המוטמעת בחבילת הפרודוקטיביות יכולה לעזור לארגונים לחסוך זמן ולשפר את איכות העבודה.
שימוש ב-Google Workspace עם Gemini, עסקים מכל הגדלים פורסים בצורה מאובטחת AI בקנה מידה. על פי המחקר האחרון שלנו על לקוחות ארגוניים המשתמשים ב-Gemini, משתמשים חוסכים בממוצע 105 דקות בשבוע, ו-75% מהמשתמשים היומיים אומרים שזה משפר את איכות העבודה שלהם. ארגונים עוברים ל-Workspace כדי לנצל את ההזדמנות למודרניזציה של IT ומודרניזציה תרבותית, לייעל את זרימות העבודה לקבלת החלטות מהירה יותר, ולסייע בביטול צווארי בקבוק באמצעות שיתוף פעולה חלק.
פרק 1
חמש המלצות עיקריות להעברה חלקה ל-Google Workspace
הגירה לכל טכנולוגיה היא תהליך רב-צדדי, אבל זה לא חייב להיות מרתיע. ארגונים מרחבי העולם בוחרים לעבור ל-Workspace מדי שנה. הגירה מוצלחת דורשת גישה אסטרטגית המעניקה עדיפות להבנת הסביבה הטכנולוגית ונתוני המקור, ממזערת סיכונים פוטנציאליים ומכירה בכך שניהול שינויים עבור העובדים הוא מרכיב מכריע להצלחה.
כל מסע הגירה יהיה ייחודי, וציר הזמן ישתנה בהתאם לנפח הנתונים והמורכבות של הארגון. כאשר מתכננים הגירה, חשוב להתחיל בשיקול זהיר של הסביבה הנוכחית של הארגון ושל הצרכים והנסיבות הספציפיים. לקוחות נהנים לרוב מהתחלת התהליך 1-2 שנים לפני סיום הסכם הרישוי שלהם עם ספק מדור קודם.
להלן חמישה שלבים שתוכל לבצע כדי להתחיל בתהליך זה לצד צוות חשבון Google שלך ושותף היישום הנבחר.
בדוק והבין את נתוני המקור
להעריך בצורה מדויקת את סוג הנתונים, הגודל והמורכבות כדי לצפות אתגרים ולמטב את גישת ההגירה. זהה את הפצת הנתונים שלך כדי לחשוף כיצד הנתונים מתפזרים על פני מערכת המקור. זכור שדרישות הנתונים הארגוניות עשויות להשתנות לפי מחלקה, וצרכים אלה צריכים להוות מידע על ציר הזמן והאסטרטגיה של ההעברה שלך. לטפל באופן יזום בכל סוגי נתונים שאינם נתמכים או במגבלות קשות בתוך Google Workspace כדי למנוע שיבושים.
מנף סריקות מקור
בצע ניתוח נתונים מקיף על ידי שימוש בפונקציונליות סריקה, כגון Google Workspace Migrate, כדי לקבל תובנות מעמיקות על נתוני המקור. בצע אופטימיזציה של תהליך ההגירה על ידי הפצה יעילה של עומסי עבודה על פני תשתית ההגירה ותעדוף מערכי נתונים גדולים. אתה יכול להשתמש במטריצת מוצרי ההגירה של Google Workspace כדי לחקור באופן יזום כלים שניתן להשתמש בהם כדי להעביר סוגים ספציפיים של נתונים.
תכנן את גישת ההגירה שלך וכלול ניהול שינויים מההתחלה:
בעת תכנון הגירה ארגונית, חיוני ליישר את צוות ה-IT, צוות חשבונות Google ושותף ההטמעה בהתאם לתוצאות המיועדות עם יעדים ויעדים מוגדרים. ארגונים מסוימים עשויים לבחור לאמץ את Google Workspace בדו-קיום עם כלים ופתרונות נקודתיים ספציפיים מדור קודם.
אחרים עשויים לבחור לבצע העברה מלאה ל-Google Workspace. Google תומכת בשני דגמי ההעברה; עם זאת, הגירה מלאה מסייעת לארגונים למקסם את היתרונות וההחזר על ההשקעה של Workspace.
אמנם ישנן דרכים רבות שבהן עסק יכול לבנות את אסטרטגיית ההגירה שלו כדי לעמוד ביעדים העסקיים, Google ממליצה על גישה תלת-שלבית עם ליבת IT, מאמצים מוקדמים והפעלה גלובלית.
גישת ההגירה השלבית המוצעת של גוגל
שלושת השלבים של פעילויות פריסת הליבה יכולים להימשך בדרך כלל 3-9 חודשים.
- שלב 1: תכנון ו- Core IT פריס לצוות IT ליבה בלבד.
שלב זה מתחיל בשיתוף פעולה עם שותף כדי להתאים את תוכניות הפריסה לשיטות העבודה המומלצות של Google וליצור נתיב הצלחה עבור הפרויקט הכולל. שלב זה מאשר ובודק עיצוב טכני, מזהה נקודות אינטגרציה ומאפשר לצוות להכיר כלים וטכנולוגיה. - שלב 2: פריסת מאמצים מוקדמים ל-5-10% מסך המשתמשים. שלב זה מאמת את ההגירה, בודק את תוכנית ניהול השינויים ואוסף משוב על הדרכה ותקשורת כך שניתן להתאים את התוכנית לפי הצורך כדי לענות בצורה הטובה ביותר על צורכי המשתמשים.
- שלב 3: פריסה גלובלית של Go-Live לכל המשתמשים. שלב זה מביא את השאר
של הארגון על הסיפון, עורך הכשרה ותקשורת מקיפה, ועובר לאימוץ ולטרנספורמציה לטווח ארוך. כפי שמתואר במדריך הפריסה לארגונים גדולים. תהליך זה אורך בדרך כלל 3-9 חודשים, וניתן להתאים אותו לדרישות ולצרכים הספציפיים של הארגון שלך. - אסטרטגיית ניהול שינויים המבוצעת היטב חיונית להגירה חלקה ומוצלחת של סביבת עבודה. על ידי התמקדות בתקשורת, הדרכה ותמיכה, אתה יכול למזער את ההפרעות, להעצים עובדים ולהשיג את התוצאות העסקיות הרצויות. אתה יכול להשתמש במדריך זה כתבנית לאסטרטגיית ניהול השינויים שלך.
תעדוף העברת נתונים
עם תכנון ושיקול דעת קפדניים, קבע את הנתונים הקריטיים של הארגון שלך להפעלה ומהם נתונים לא חיוניים להפעלה. אין צורך להעביר את כל הנתונים עד לתאריך ההפעלה שלך. התמקד תחילה בהעברת נתונים חיוניים כדי להבטיח חווית הפעלה מוצלחת. שקול להעביר נתונים לא קריטיים לאחר העלייה לאוויר כדי לייעל את תהליך ההגירה הראשוני.
צמצום סיכונים באופן יזום
ציפייה לאתגרים לפני הגירה תעזור לשמור על הצוות שלך על המסלול. תקשורת פתוחה, תכנון פרואקטיבי והתמקדות בשלמות הנתונים יסללו את הדרך לחוויית הגירה חלקה.
פרק 2
סיפורי הצלחה של לקוחות
Equifax מובילה לשינוי תרבותי לאחר הגירה של למעלה מ-20,000 עובדים ל-Workspace.
כאחת משלוש סוכנויות דיווח אשראי בארה"ב, Equifax עוזרת למיליוני צרכנים ועסקים מדי שנה להגיע ליעדים הפיננסיים שלהם. Equifax הביאה לשינוי תרבותי בעסק שלה על ידי אימוץ Google Workspace. היא העבירה את הנתונים של כ-21,000 משתמשים לפני פריסת Workspace לעובדים ב-20 מדינות. על ידי שימוש בטכנולוגיה כמנוף, Equifax עזרה לכוח העבודה שלה לטפח תרבות של שיתוף פעולה וקהילה, והביאה לכמעט 100,000 הודעות צ'אט ב-Google בכל יום. הפשטות והאבטחה של Workspace והיכולת לעבוד על מסמכים מכל מקום עזרו ל-Equifax לייעל את התקשורת ושיתוף הפעולה.
מוסד ממשלתי ברזילאי מהגר 3.5 מיליון+ files ל Workspace בעוד חודשיים
בברזיל, ה-Ministério Público do Estado do Amapá (MP-AP) הוא משרד התובע הכללי של מדינת אמפה. זהו מוסד הנשלט על ידי החוקה הפדרלית של ברזיל ומחויב להגן על החוק, הדמוקרטיה והאינטרסים של הפרטים והחברה כולה. תוך חודשיים היא העבירה 2TB של נתונים המשתרעים על יותר מ-4 מיליון מוסדיים fileס. כעת, ל-MP-AP יש 99.9% זמן פעילות שירות ושיעור אימוץ של 90% של Google Workspace בקרב העובדים. היא השיגה גמישות רבה יותר עבור עובדים מרוחקים, שיתוף מסמכים קל יותר בין צוותים וגופים חיצוניים, ושליטה רבה יותר על נתונים המאוחסנים על ידי הסוכנות.
LifeCell מבצעת הגירה מלאה עבור 1,200+ עובדים תוך פחות מ-3 חודשים כדי לשפר את היעילות
LifeCell, שנוסדה בשנת 2004, היא הבנק הגדול ביותר לאחסון תאי גזע ורקמות בהודו. היא ספקית עיקרית של בדיקות סקר גנטיות והיא שחקן מוביל בטיפולים מבוססי תאים ורקמות. LifeCell ביצעה העברה מלאה של Google Workspace תוך פחות מ-3 חודשים עבור 1,200+ עובדים, ששינתה את יכולות השיתוף עם הגדרות פרטיות מפורטות. Google Workspace גם סייעה לארגון לשפר את יעילות זרימת העבודה מההנהלה הבכירה ועד לצוות החזית על ידי הפחתת התקפות הספאם לאפס.
תוך 4 חודשים, הומניה העבירה 13,000 משתמשים ל-Workspace, צמצמה את עלויות ה-IT והקשיחה את security.ty. כלי שיתוף הפעולה הקלים לשימוש ב-Google Workspace שיפרו את המורל והיעילות בקרב 13,000 חברי צוות בשטח ובמשרד ב-Humana, מובילה בשירותי מתן טיפול בפינלנד, נורבגיה ושוודיה. צוות ה-IT בטוח כעת שתכונות האבטחה של Workspace שנבדקו בזמן שומרים על אבטחת נתוני לקוחות רגישים, ו-Humana מצפה שההגירה ל-Workspace תפחית את בקשות התמיכה הטכנית ב-50% לפחות. Humana העבירה 22TB של נתונים, כולל 55 מיליון מיילים, 5.5 מיליון מסמכים ו-4.5 מיליון פריטי לוח שנה.
אני בטוח ב-100% שצוות Humana מאושר ופרודוקטיבי יותר עם Google Workspace מאשר עם הפלטפורמה הקודמת שלנו, ויחד עם Chrom OS, זה יהפוך את הנתונים שלנו לאבטחים יותר מאי פעם".
אדם נרל מנהל מערכות מידע, Humana
Colgate-Palmolive מעבירה 28,000 משתמשים ל-Workspace תוך 6 חודשים
"Google Workspace בלט מכיוון שהוא באמת ערכת כלים משולבת, עם כניסה יחידה וספרייה אחת. Google Workspace נבנה עבור הענן, ללא מורשת מקומית. הרגשנו שגוגל תמשיך להיות החדשנית הגדולה ביותר בשיתוף פעולה בענן ושותף שנוכל לצמוח איתו", אומר מיץ' כהן, מנהל שיתוף הפעולה בחברת מוצרי הצריכה העולמית Colgate-Palmolive. תוך שלושה חודשים בלבד, יותר מ-94% מהמשתמשים השתמשו באופן פעיל ב-Google Drive ויותר מ-57,000 שעות של הפעלות של Google Meet נערכו בחודש אחד בלבד. כעת, לכל אחד מחדרי ה-C ועד לחדר הדואר ב-Colgate יש חשבון Google Workspace ומשתמשים בו מדי יום.
פרק 3
כלי הגירה ומשאבים מ-Google
במהלך הגירה, ארגונים יכולים לגשת למגוון של כלים, תהליכים ותמיכה של צד ראשון ושל צד שלישי מ-Google כדי לעזור להקל על התהליך מתכנון ועד ביצוע.
נציג חשבון Workspace שלך
כתחנה הראשונה שלך, צור קשר עם נציג חשבון Google Workspace שלך, שעובד בשיתוף פעולה הדוק עם המערכת האקולוגית של השותפים שלנו ומציע מגוון שירותים מקצה לקצה תוך כדי המעבר. שירותים אלו כוללים ייעוץ, ייעוץ, ניהול חשבונות טכניים, ניהול שינויים, הפעלה והדרכה, מעבדות טרנספורמציה ועוד. נציג החשבון שלך יעבוד איתך כדי ליצור קשר עם השותף המתאים לצרכי ההעברה שלך.
שותפים
הרשת המורחבת שלנו של שירותים מנוהלים ושותפי הטמעה עוזרת ללקוחות לבחור פתרון שמתאים להם ומוביל את ההגירה והפריסה הכוללת. השותפים שלנו מלווים ארגונים רבים במסע ה-Workspace שלהם, ומביאים עשרות שנות ניסיון בתמיכה בלקוחות גדולים עם עד 200,000 עובדים.
ל-Google Workspace יש שותפויות אסטרטגיות עם שותפים בכל האזורים. שותפים טכנולוגיים (ISVs) מסייעים בתהליך העברת הנתונים וכן יוצרים קשר עם שותף המשווק של הארגון. בעבודה עם מנהל החשבון שלך, השותף שבחרת יעבוד איתך כדי ליצור תוכנית מפורטת עבור כל אחד מהשלבים המומלצים על ידי Google. שלבים אלה יכולים לכלול גילוי, מפגשי אסטרטגיה, הפעלה, הדרכה והדגמות מתכנון ועד פריסה ומעבר לכך. את רשימת השותפים המלאה ניתן למצוא כאן.
שירותים מקצועיים
בנוסף, צוות נציגי החשבון שלך יכול לערב את השירותים המקצועיים של Google כדי להשלים את שותף השירות שלך ולהגן על מסע הפריסה עם שכבה נוספת של תמיכה טכנית, ניהול שינויים וניהול. תמיכה זו עשויה לכלול גישה ליועצים מומחים, שיטות עבודה מומלצות, קשר עם צוות המוצר וההנדסה של Google כדי להבטיח את הצלחתן של אבני דרך מרכזיות ביישום ועוד. את הרשימה המלאה של השירותים המוצעים על ידי השירותים המקצועיים של גוגל ניתן למצוא כאן.
הצוותים שלנו פיתחו מתודולוגיה וכלים ספציפיים שידריכו את הלקוחות במסע ההגירה משלב התכנון ועד להשקה מוצלחת. למשלampלמען האמת, עם Google Workspace Migrate, אתה יכול לנהל העברות בקנה מידה גדול למספר שירותי ליבה של Google Workspace ממקום אחד. אנו מספקים תיעוד מפורט ומדריכי פריסה שיעזרו לך לבחור את האפשרות הטובה ביותר להעברת הדוא"ל, היומן, אנשי הקשר, התיקיות שלך, files, והרשאות ל-Google Workspace. אספנו משאבים שיעזרו לך בכל שלב בדרך, כולל:
- משאבי פריסה ארגוניים ומדריך הפריסה שלנו לארגונים גדולים. ארגונים יכולים להשתמש במשאבי ניהול שינויים אלה ובמדריכים הטכניים כדי להשיק את Google Workspace לארגונים גדולים. עקוב אחר תוכנית ההשקה שלנו ל-90 יום כדי להציג את Google Workspace למשתמשים שלך, לבדוק שירותים והעברת נתונים ולהעביר בהצלחה את כל הארגון שלך.
- מדריכי פריסה טכניים ומדריכי הגירה להדרכה מעמיקה. משאבים אלה מספקים מידע מפורט ומקיף על נושאים מפורטים יותר, כגון העברת נתונים מ-Microsoft Outlook ל-Google Workspace ועוד.
Google Workspace מעצימה ארגונים ארגוניים עם כלי שיתוף פעולה מודרניים וסביבת ענן מאובטחת. עם גישה מובנית, כלים מוכחים ותמיכה של מומחים, הגירה היא תהליך שניתן לניהול. תן ל-Google Workspace לעזור לנצל את מלוא הפוטנציאל של כוח העבודה שלך.
מסמכים / משאבים
 |
אפליקציית Google Workspace [pdfמדריך למשתמש Workspace APP, Workspace, APP |